Procedural Instructions for fixation of pay of employees in the Revised Pay Scales, 2022

 Procedural Instructions for fixation of pay of employees in the Revised Pay Scales, 2022. Instructions -Issued. (Circular Memo No. 1249673/11/755/2020/PC-TA/2022, Dated: 19.01.2022)

Sub:-        PUBLIC SERVICES-  Revision of Pay Scales, 2022 -  Procedural   Instructions   for  fixation   of pay of employees   in the  Revised Pay Scales, 2022 -Instructions     -Issued.

Ref:-

1.  G.O.Ms.No.1,Finance (PC-TA) Department   dated:  17-01-2022.

2.  G.O.Ms.No.8,   Finance  (PC-TA) Department   dated:  17-01-2022.

DOWNLOAD USER MANUAL BY TREASURY DPT

In the  Government    Order  first   read  above,  orders   were  issued  revising   the  pay scales  of  the employees  with  the  following   instructions   on pay fixation   and implementation     of revised  pay scales.

(i)      Basic pay shall  be fixed  in the  Revised  Pay Scales, 2022  duly  merging  the  existing  basic pay with   the   DA as on  1-7-2018   (30.392%)  along  with   a fitment    benefit   of  23%. The  existing Basic Pay in  RPS 2015  shall  be multiplied    with  a factor   of  1.53392  to  arrive  the  new  pay in RPS 2022.  If the  pay so arrived   doesn't   exactly  match  the  pay slabs in the  new  scales, the nearest  next  higher  slab shall be adopted  for fixation   of new  pay in the  RPS2022.

(ii)     For the  employees   drawing   stagnation   increments   in the  RPS 2015,  the  revised  pay in the RPS 2022  shall  be fixed  by merging  their   basic pay and  stagnation   increments    in RPS 2015 and  following   the  procedure   mentioned    in Para (i) above.  In case, the  revised  pay exceeds maximum   Pay of  RPS 2022,  stagnation   increments   of  the  RPS 2022  shall  be added  upto  a maximum   of 5 stagnation   increments.  to accommodate    proper  fixation   in the  new scales.

(iii)   Orders  were  also issued for  implementation     of modified   HRA rates and dispensing  with  City Compensatory   Allowance   (CCA).

(iv)   The  Revised  Pay Scales  will  be  implemented     notionally    from   01-07-2018    with   monetary benefit  from  01-04-2020

(v)     The  salary  in the  Revised  Pay Scales, 2022  will  be  paid  from   the  month   of January,  2022 payable  in February,  2022.

2  Further,  in the  Government    Order  2nd  read  above,   orders  were  issued  for  implementing    all the  five  pending   Dearness  Allowances   from  January  2022  salary   payable  in February  2022  onwards in the  Revised Pay Scales, 2022.

3. All the above  orders  are available  on the  A.P. Gazette  Portal.

4. To facilitate   the  Pay Fixation   in the  Revised  Pay Scales, 2022,  the  APCFSS has developed   a new  module   for  HRMS which   is available   at  https://payroll.herb.apcfss.in.        The  user  manual  for  the entire   activity   is available   at  cfms.ap.gov.in.    All  the  DDOs and Treasury  Officers/PAOs   are  required furnish  the  requisite  details  in the formats   prescribed   in the  new software   module.

5. For purpose  of the  fixation   of  pay, the  following    Instructions   are issued  to  the  Departments of  Secretariat/    Heads  of  Departments/Heads     of  Offices/Drawing    and  Disbursing   Officers  /  Treasury Officers  /  PAD, duly  utilising  the  pay fixation   software   developed   by the APCFSS.

(i) The new  software   module  automatically    displays the  list of employees   under  each 

 (ii) A drop-down    window   exhibits  the  list of existing  Pay Scales and slabs in the  RPS,2015.

(iii)     The 000   shall select  the  correct  Pay scale & Basic Pay of the  concerned   employee,   who are drawing  the  salaries  in RPS, 2015, with  reference  to  his /  her life-cycle  events  strictly as per  the  Service  Records  for  the  period  from  01-07-2018   to  31-12-2021   in the  existing RPS,2015  Pay scales.

(iv)     After   completion    of the  above  data  entry,  the  000   shall confirm   the  data  entered   with his credentials   by affixing  e-signature   and submit  to the Treasury  Office  /  PAO

(v) The Treasury   Officer  /  PAO shall  verify  with   reference   to  the  Service  Record,  the  Basic Pay data  submitted   by the  000   from  01-07-2018   to 31-12-2021.

(vi)     The  Treasury   Officer   /  PAD can edit  /  modify   the  data  before   confirmation     as per  the Service  Record of the  Government   servant  concerned.

(vii)    On  confirmation     of  the  data  by  the  Treasury   Officer   /  PAD,  the   pay  fixation   will   be processed  by the System.

(viii)   The  Pay Fixation  Slip is autogenerated    by the  system  with  details  of  revised  pay entitled to  the  employee   in the  RPS, 2022  from   1-7-2018  to  1-1-2022  corresponding    to  the  pay change  details  of RPS 2015 confirmed   by Treasury  Officer/PAD.

(ix)     The  system   generated    Pay Fixation   slips  will  be  made  available   in the  DOD   login  and Treasury  Officer/PAD    login at https://payroll.herb.apcfss.in.

(x)      The Revised  Pay as on 1-1-2022  reflected   in the  system  generated   Pay Fixation  Slip shall be utilised  by the  000   for generating   the  pay bill for the  month  of January'  2022.

(xi)     After  processing  the  salary  bills  for  the  month   of January  2022,  the  ODDs and Treasury Officer/PAD    shall  verify   the   system   generated    Pay  Fixation   Slips  &  after   satisfying themselves     about    the   correctness    affix   the   same   in   the   Service   Register   of   the concerned   employee   duly  attested.

(xii)    In case any discrepancy   is detected   in the  system  generated   Pay Fixation  Slips, the  same shall  be  brought   to  the  notice  of  OTA/PAC  by Treasury   officer/PAD    who  in turn,  after verification,    refer  it to the  Finance (PC-TA) Department   along with  a detailed   note  on the discrepancy  and the  proposed  new  pay duly  quoting  the  relevant   rules.

(xiii)   After  verification    of the  details  submitted   by the  OTA/PAO,  Finance  (PC-TA) Department shall confirm   the  system  generated   revised  pay (or)  revise  the  pay as suggested  by the OTA/PAO.

(xiv)   The  process  of verification    the  Pay Fixation  Slips in RPS 2022  & affixation    in the  Service Registers  of  employees   shall  be completed   latest  by 31st  March  2022  and  confirmed   by the  DOC  and  the  Treasury   Officer/PAC    by affixing     their   digital   signatures   in  the  Pay Fixation  module.

6.    With   reference   to  Para 10 in Government    Orders  1st   cited,  the  correctness   of data  input  is the  responsibility    of the  000/  Treasury  Officer  /  PAO. Hence,  for  any in-correct   information in the  input  of  Basic Pay, the  000/  Treasury  Officer  /  PAO shall be solely  responsible.

7.    The existing  orders  on special  pay and other  allowances  shall hold good,  till  further   orders.

8.    For claiming  the  DA & PRC arrears,  a separate  module  will  be developed   by APCFSS and will be made available  along  with  instructions   for operation   of the  same in due course.

9.    All   the   Heads   of   Departments     are   requested    to   issue   necessary    instructions     to   the Departmental    Officers  under  their  control  to follow  the  above  instructions   scrupulously.

10. Any further   clarification    in this  regard  can be obtained   from  the  Finance  (PC-TA) Department.

11.  This     memo      is    available      on     Internet      and     can     be    accessed     at     the     address http://apegazette.cgg.gov.in.

SHAMSHER    SINGH   RAWAT

SPECIAL  CHIEF  SECRETARY  TO  GOVERNMENT

DOWNLOAD Procedural Instructions